Política Institucional de Governança Corporativa
1. Esta Política estabelece as diretrizes aplicadas à representatividade e participação, direção estratégica, gestão executiva, fiscalização e ao controle para as entidades do Sicoob, contemplando os princípios de segregação de funções na administração, a remuneração dos integrantes dos órgãos estatutários, transparência, equidade, ética, educação cooperativista, responsabilidade corporativa e prestação de contas.
1.1 Além do disposto no item 1, as entidades do Sicoob orientam-se por princípios e objetivos baseados no propósito, na visão e nas declarações de intenções estratégicas nacionais, definidos no Pacto Sistêmico de Estratégia.
2. Para fins de conformidade e aprovação desta Política, são observados os seguintes trâmites:
a) elaboração e revisão periódica, pela Superintendência de Governança Corporativa do CCS, em decorrência de alterações legais e regulamentares, reformas estatutárias, fatos relevantes e sugestões encaminhadas pelas demais entidades de 3º (terceiro) grau, e pelas cooperativas centrais e singulares do Sicoob;
b) aprovação nos âmbitos da Confederação, das cooperativas centrais e singulares do Sicoob, por meio de Assembleias Gerais;
c) o Banco e as demais entidades controladas, patrocinadas ou mantidas poderão adotar esta Política, mediante adesão expressa deliberada em Assembleia Geral, Reunião de Sócios ou no órgão deliberativo máximo;
d) as atualizações posteriores desta Política serão aprovadas em Assembleia Geral do Sicoob Confederação e terão aplicação imediata para as entidades do Sicoob.
3. Na revisão desta Política são considerados os resultados dos testes das auditorias internas e independentes, a experiência dos órgãos componentes da estrutura de governança corporativa das entidades do Sicoob e as normas aplicáveis vigentes.
4. As entidades do Sicoob reconhecem a interdependência e a complementariedade dos papéis que exercem na busca do objetivo institucional sistêmico, tendo estruturas de governança corporativa que asseguram os direitos e os interesses dos proprietários (cooperados, acionistas ou sócios) e favorecem o alinhamento de direitos de clientes, de empregados, de fornecedores, dos entes públicos e da comunidade em geral.
5. A Assembleia Geral, a Reunião de Sócios ou o Conselho Deliberativo, conforme o caso, é o órgão deliberativo máximo das entidades do Sicoob, tendo poderes, nos limitesda lei e dos respectivos estatutos sociais, para tomar qualquer decisão de interesse social.
6. A participação no órgão deliberativo máximo é incentivada pela administração por meio da adoção de mecanismos de comunicação e de divulgação compatíveis com o porte, a extensão da área de atuação e, quando for o caso, o segmento da entidade.
7. Nas cooperativas centrais e singulares do Sicoob e na Confederação, a representação nas Assembleias Gerais é assegurada por meio do voto individual.
8. No Banco Sicoob, pessoa jurídica de direito privado, constituído sob a forma desociedade anônima de capital fechado, tendo como acionistas controladoras as cooperativas centrais do Sicoob, a representação nas Assembleias Gerais ocorre na forma estabelecida em acordo firmado pelas cooperativas centrais filiadas à Confederação e pelos acionistas ordinaristas do Banco.
9. Nas demais entidades do Sicoob, a representação na reunião societária ocorre como previsto em seu estatuto ou contrato social.
10. Os ocupantes dos cargos de administração das entidades do Sicoob, bem como quaisquer outros delegados, não votam nas Assembleias Gerais acerca de assuntos sobre os quais tenham interesse, direto ou indireto.
11. As cooperativas do Sicoob são administradas por Conselho de Administração, e/ou Diretoria Executiva, nos termos da regulamentação vigente, devendo ser observadas as regras de governança corporativa disciplinadas na regulamentação em vigor.
12. Os integrantes do Conselho de Administração ou, na ausência desse, da Diretoria, são eleitos pela Assembleia Geral, Reunião de Sócios ou pelo órgão deliberativo máximo, na forma e nas condições fixadas nos estatutos ou contratos sociais e, de forma complementar, em instrumentos normativos internos e acordos societários.
13. Os processos eleitorais das entidades do Sicoob poderão ser organizados e acompanhados por comissões constituídas com a finalidade de assegurar a isenção, a transparência e a conformidade.
14. A Confederação e o Banco são administrados por Conselho de Administração e por Diretoria Executiva a ele subordinada, sendo a composição, as competências e as condições de elegibilidade fixadas nos respectivos estatutos sociais e, de forma complementar, em acordos societários e nos regimentos internos.
15. Os membros de órgãos estatutários de cooperativas de crédito podem participar do Conselho de Administração (ou de colegiado equivalente) de instituições financeiras e demais entidades controladas, direta ou indiretamente, pelas cooperativas, observadas as regras de não cumulatividade previstas na legislação vigente.
16. A administração das entidades do Sicoob pode utilizar comitês para a tomada de decisões técnicas e de negócios, de forma a garantir agilidade, qualidade e segurança aos processos dos quais seja responsável, conforme normativos internos e sistêmicos.
17. A gestão executiva das entidades do Sicoob é realizada por Diretoria Executiva ou, na ausência dessa, por outro órgão executivo da estrutura organizacional, cujafunção seja cumprir e fazer cumprir o estatuto ou contrato social, as deliberações da Assembleia Geral, da Reunião de Sócios ou do Conselho Deliberativo, conforme o caso, e do Conselho de Administração, conforme o caso, desempenhando atribuições executivas e/ou operacionais.
18. Para o exercício de cargos na Diretoria Executiva das entidades do Sicoob ou, na ausência desse, de outro órgão executivo da estrutura organizacional, são
observados os requisitos exigidos e as demais condições previstas no estatuto social (ou contrato social, conforme o caso), e na legislação e regulamentação em vigor.
19. Para assegurar a fiscalização dos atos da gestão estratégica e executiva, as entidades do Sicoob possuem Conselho Fiscal, quando constituído, e Auditoria própria e/ou contratada, conforme a regulamentação em vigor, além de adotarem outros mecanismos de conformidade e controles.
20. Os conselhos fiscais, quando constituídos, são compostos por membros revestidos de condições efetivas de independência em relação aos integrantes do Conselho de Administração e/ou da Diretoria Executiva das entidades do Sicoob.
21. A Área de Auditoria Interna (quando existente), preservando a autonomia e a independência, reporta-se, diretamente, ao Conselho de Administração ou, naausência desse, à Diretoria da entidade (colegiado de diretores).
22. Compete ao Conselho de Administração ou, na ausência desse, à Diretoria definir as atribuições da Auditoria Interna, entre as quais a realização de auditorias com foco nos riscos e o assessoramento ao Conselho de Administração (ou, na ausência desse, à Diretoria), ao Comitê de Auditoria, à Diretoria Executiva e aos órgãos fiscalizadores.
23. Na orientação da conduta de dirigentes e empregados, as entidades do Sicoob utilizam como referenciais o Pacto de Ética do Sicoob e as diretrizes fixadas nos normativos sistêmicos e, de modo específico, nos normativos internos aprovados pelo órgão estatutário com atuação estratégica.
24. As entidades do Sicoob, quando aplicável e conforme a regulamentação em vigor, possuem mecanismos destinados ao acolhimento de reclamações, denúncias e sugestões de clientes e de cidadãos (Ouvidoria e Canal de Comunicação de Indícios de Ilicitude), que auxiliam no monitoramento da observância das normas relacionadas à ética e à conduta.
25. Além de requisitos, exigências e vedações aplicáveis à participação nos Conselhos de Administração e Fiscal, e na Diretoria Executiva, para mitigar possíveis conflitos de interesses, as entidades do Sicoob pautam-se nas seguintes definições estratégicas:
a) as atividades de regulação e monitoramento sistêmico de controles internos, compliance, prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, prevenção a fraudes, gestão de continuidade de negócios e gestão integrada de riscos são realizadas pelo CCS;
b) as cooperativas singulares e centrais são responsáveis pelo monitoramento local e regional de controles internos, compliance, prevenção à lavagem de dinheiro e ao financiamento do terrorismo, prevenção a fraudes, gestão de continuidade de negócios e gestão integrada de riscos;
c) as atividades de auditoria cooperativa da Confederação e das cooperativas centrais e singulares são executadas por Entidade de Auditoria Cooperativa (EAC), na forma da regulamentação em vigor;
d) as atividades de auditoria interna das cooperativas do Sicoob enquadradas no Segmento 4 (S4) e optantes pela estrutura centralizada são executadas pela Área de Auditoria Interna do CCS;
e) as atividades de auditoria interna da Fundação Sicoob de Previdência Privada (Sicoob Previ), do Banco Sicoob e das empresas ligadas e controladas, bem como do Instituto Sicoob são executadas pela Área de Auditoria Interna CCS;
f) as entidades do Sicoob dispõem de atividades regulamentadas para gerenciamento de capital que antecipam a necessidade de capital decorrente de possíveis mudanças nas condições de mercado.
26. O valor fixado para a remuneração dos membros dos órgãos estatutários das cooperativas do Sicoob considera o porte, a complexidade, o risco e a realidade financeira da cooperativa, podendo ser utilizada cédula de presença ou outra forma de remuneração, conforme o estatuto social e a política interna de remuneração dos ocupantes de cargos na Diretoria Executiva da cooperativa (que será aprovada pela Assembleia Geral) e outro normativo específico, quando existente.
27. Para proporcionar transparência na condução dos negócios, as entidades do Sicoob se referenciam nos seguintes requisitos:
a) fortalecimento da credibilidade e da imagem do Sicoob, ao garantir que quaisquer informações sejam transitadas de forma objetiva, clara, confiável e tempestiva;
b) proteção de informações de caráter restrito e protegidas por lei, por meio da adoção de mecanismos mitigadores de riscos;
c) divulgação ampla e oportuna de informações financeiras e não financeiras, permitindo que as partes interessadas acompanhem e entendam de forma inequívoca os fundamentos econômicos e os resultados da entidade.
28. As entidades do Sicoob oferecem tratamento ético, justo e isonômico a todos os proprietários (cooperados, acionistas ou sócios), empregados, fornecedores, clientes, credores, entes públicos e comunidades, tomando como inaceitável qualquer atitude, iniciativa ou política discriminatória, sob qualquer pretexto, além de prestar contas continuamente a todos os interessados sobre os atos praticados no exercício dos mandatos.
29. As entidades do Sicoob promovem programas integrados de educação cooperativista, coordenados pela Área de Educação Corporativa do Sicoob, de forma a difundir o cooperativismo de crédito no Brasil, e promover a inclusão socioeconômica e a democratização dos serviços de natureza financeira.
30. As entidades do Sicoob atuam na disseminação da cultura cooperativista e na promoção do desenvolvimento sustentável do Sicoob e das comunidades em que estão inseridas.
31. As entidades do Sicoob possuem como premissa a internalização da cultura de sustentabilidade econômica, social e ambiental nas práticas administrativas e negociais.
32. Complementam esta Política e a ela se subordinam todas as normas que regulam a governança corporativa no âmbito das entidades do Sicoob.